Onderhoud & MJOP
Welke installaties vallen buiten je onderhoudscontract? Zo controleer je de dekking
Een contract in je dossier zegt nog niet welke installaties het dekt. Naxerio verbindt de afspraken met je gebouw en laat zien waar dekking ontbreekt.
Er is een contract voor de klimaatinstallatie. Toch blijkt bij een storing dat de luchtbehandelingskast in de aanbouw buiten de overeenkomst valt. Het contract was aanwezig, maar de dekking was niet volledig gecontroleerd.
Daarom begint een dekkingscontrole bij de installaties in je gebouw. In Naxerio koppel je onderhoudscontracten aan het gebouw en de onderdelen waarop ze betrekking hebben. Zo zie je welke installatie een contract heeft en waar een koppeling ontbreekt. Vervolgens beoordeel je of de afspraken passen bij het werk dat nodig is.
Begin bij het gebouw, niet bij de contractmap
Een map met zes onderhoudscontracten zegt weinig over de volledigheid van het onderhoud. Misschien dekken twee overeenkomsten hetzelfde onderdeel, terwijl een andere installatie nergens terugkomt. Ook kan het gebouw sinds het afsluiten van de contracten zijn uitgebreid of aangepast.
Gebruik daarom een herkenbaar overzicht van de installaties als vertrekpunt. Controleer welke onderdelen aanwezig zijn en welke daarvan in je beheeropdracht vallen. De gids over een elementenregister opbouwen helpt die basis vastleggen.
Het doel is niet voor ieder element zonder meer een contract af te sluiten. Je wilt kunnen uitleggen hoe het relevante onderhoud is geregeld. Soms hoort een installatie bij de verantwoordelijkheid van een huurder of is er een andere onderhoudsafspraak. Ook dat moet eerst duidelijk zijn voordat je een ontbrekende koppeling als probleem beoordeelt.
Controleer installatie én werkzaamheden
Een contracttitel als ‘onderhoud technische installaties’ is te breed om de dekking vast te stellen. Bekijk de overeenkomst en de bijlagen. Welke installaties worden genoemd, welke activiteiten zijn inbegrepen en welke uitzonderingen gelden?
Deze drie vragen houden de controle praktisch:
| Vraag | Wat je in de stukken zoekt |
|---|---|
| Gaat dit contract over de juiste installatie? | Aanduiding, locatie, installatiekenmerk en eventuele bijlage met onderdelen |
| Welk werk is afgesproken? | Onderhoud, storingen, inspecties en rapportage, met de bijbehorende voorwaarden |
| Wat valt erbuiten? | Uitsluitingen, losse opdrachten, materialen of werkzaamheden waarvoor apart akkoord nodig is |
Een installatie kan correct zijn gekoppeld terwijl een specifieke activiteit toch niet onder de overeenkomst valt. Gebruik de koppeling daarom als ingang naar de afspraken. Voor het onderscheid tussen verantwoordelijkheden en leveranciersopdrachten helpt de uitleg over technische demarcatie en overdrachtspunten.
Zo maak je dekking zichtbaar in Naxerio
Met contractbeheer in Naxerio staan leverancier, looptijd, kosten en contractbestand bij het gebouw. Je verbindt de overeenkomst met de installaties waarop zij betrekking heeft. Daarmee kun je vanuit een installatie bekijken welk contract erbij hoort en waar dekking ontbreekt.
Bij de verwerking van bestaande overeenkomsten helpt Naxerio AI de contractgegevens uitlezen. Je controleert wat is herkend en vult aan wat ontbreekt. Zo heb je minder overtypwerk voordat je de inhoudelijke dekkingscontrole begint. Lees de werkwijze voor onderhoudscontracten inlezen met AI.
Productbeeld van Naxerio: contractinformatie en ontbrekende dekking komen bij elkaar.
Voorbeeld: twee luchtbehandelingskasten, één contractbijlage
Stel dat een fictief bedrijfsverzamelgebouw twee luchtbehandelingskasten heeft. Kast A staat in het oorspronkelijke gebouw, kast B in een later aangebouwd deel. In het dossier staat één klimaatcontract.
Je opent de installatiebijlage en ziet dat alleen kast A is opgenomen. In Naxerio koppel je de overeenkomst aan dat onderdeel. Voor kast B zoek je vervolgens uit hoe het onderhoud is geregeld. Je vraagt de verantwoordelijke collega of er een aanvullende overeenkomst of opdracht bestaat.
Blijkt die afspraak er te zijn, dan verwerk je de juiste stukken en koppeling. Ontbreekt zij, dan bespreek je met de verantwoordelijke welke werkzaamheden nodig zijn en wie daarvoor opdracht geeft. De controle maakt de vraag concreet: het gaat om kast B en de ontbrekende onderhoudsafspraak, niet om een algemeen gevoel dat het dossier onvolledig is.
Na bevestiging van de afspraken werk je het dossier bij. Een collega die later een onderhoudsvraag krijgt, kan vanaf dezelfde installatie naar de juiste overeenkomst. Dat is de winst van dekking vastleggen op het niveau waarop je ook het werk organiseert.
Houd uitvoering, dekking en compliance uit elkaar
Een contract bewijst wat je hebt afgesproken. Voor de uitvoering heb je bijvoorbeeld een servicerapport nodig. Voor een vereiste keuring beoordeel je het passende bewijsstuk en eventuele bevindingen. Deze vragen hangen samen, maar hebben ieder hun eigen onderbouwing.
Gebruik een contractkoppeling dus niet als reden om een ontbrekend keuringsrapport af te sluiten. De gids over keuringsrapporten en certificaten beheren laat zien hoe je dat bewijs afzonderlijk controleert.
Controleer de dekking opnieuw bij een nieuwe installatie, een verbouwing, contractverlenging of leverancierswissel. Dan kijk je naar de afspraken op het moment dat er ook echt iets kan veranderen. De algemene contractgids helpt de termijnen en overdracht erbij te betrekken.
Met Naxerio wordt de vraag ‘hebben we een onderhoudscontract?’ preciezer: welk contract hoort bij deze installatie en wat regelt het? Plan een demo om de contractdekking van een gebouw te bekijken.
De twee luchtbehandelingskasten vormen een fictief praktijkvoorbeeld. Cover: AI-gegenereerde illustratie.
